Barra lateral

En el lado izquierdo de la ventana de OmniFocus, junto al esquema, encontramos la barra lateral. La barra lateral está formada por distintas pestañas de perspectivas para navegar rápidamente entre ellas; en perspectivas que no sean el Buzón, ofrece un medio avanzado de ver todo lo que tienes por delante. La función de la barra lateral para cada perspectiva incorporada se describe en la sección correspondiente a esa perspectiva.

Pestañas de perspectivas

Puedes moverte de una perspectiva a otra usando las pestañas del lado izquierdo de la ventana de OmniFocus. Por omisión, se encuentran incorporadas las siguientes perspectivas:

• El Buzón, donde podrás guardar todas las tareas que te vengan a la mente para procesarlas más adelante.

• Proyectos, donde las tareas relacionadas se agrupan en planes y jerarquías globales.

• Etiquetas, los lugares, personas, cosas y estados de ánimo más pertinentes o propicios para cumplir tus tareas.

• Previsión, donde puedes ver las tareas cronológicamente e integrarlas en tu planificación.

• Marcado, donde se agrupan las tareas designadas con la máxima prioridad o visibilidad.

• Revisión, el lugar donde comprobar periódicamente los avances y determinar el estado de los proyectos.

Completado y Modificado son otras dos perspectivas, disponibles en el menú Perspectivas, que pueden ayudarte a recuperar elementos que no encuentres o a revisar los avances y los cambios recientes en la base de datos. Están diseñadas como vistas temporales de la base de datos, por lo que al pasar a otra pestaña, se eliminan de la barra lateral (puedes volver a abrirlas desde el menú Perspectivas cuando quieras).

Botones de la parte inferior de la barra lateral

La parte inferior de la barra lateral contiene botones para un acceso rápido a los comandos disponibles en función de la selección actual de perspectiva y barra lateral.

• En las perspectivas Proyectos o Etiquetas, usa el botón Añadir para crear nuevos proyectos o etiquetas, respectivamente. Este botón no está disponible en otras perspectivas.

• El menú Acción proporciona un conjunto de herramientas relevantes contextualmente para la perspectiva actual y la selección de la barra lateral. Se trata de un subconjunto de los comandos disponibles desde el menú contextual que aparece al hacer control-clic en un ítem de la barra lateral.

Buzón

El buzón es la perspectiva comodín donde depositar todo aquello que te gustaría hacer. Para añadir un ítem al buzón, ve al Buzón y elige Archivo > Nueva acción. De forma alternativa, puedes usar la Entrada rápida (Ventana > Mostrar Entrada Rápida) para añadir ítems al Buzón desde cualquier lugar de OmniFocus.

Muchos flujos de trabajo usan el buzón como punto de entrada inicial, un receptáculo provisional para ideas de todo tipo. Una vez que hayas procesado un ítem del buzón (añadiéndolo a un proyecto o etiqueta, convirtiéndolo en proyecto o asignándole otro destino), probablemente desaparecerá e irá a parar a su nueva ubicación (dependiendo de tus preferencias de Organización).

Esquema del buzón

El buzón contiene una lista de ítems individuales que pueden organizarse jerárquicamente en grupos de ítems. El buzón sirve principalmente como un lugar temporal donde almacenar las nuevas tareas; por ese motivo, no permite una organización compleja, más allá de agrupaciones básicas. Para añadir un matiz jerárquico a una tarea con muchas partes, valora asignarla a un proyecto existente con el inspector, o bien conviértela en un proyecto con la opción Edición > Convertir en proyecto.

Opciones de visualización del buzón

• En el buzón, mostrar: elige el ajuste para los ítems que quieras que estén visibles en el esquema (Disponible es el ajuste por omisión). Cada opción describe los requisitos de los ítems que se incluyen o se excluyen; consulta el Glosario para ver más detalles sobre cada estado de visualización.

• Diseño: OmniFocus Pro añade una sección de Diseño en las opciones de visualización del buzón en la que puedes personalizar el esquema para que muestre un conjunto de atributos específicos para esta perspectiva. Consulta Opciones de diseño para más información.

Estado del ítem

Los estados que se describen aquí son aplicables tanto a los ítems del buzón como a las acciones de los proyectos. Los ítems pueden tener estados adicionales representados por sus círculos de estado; los que se describen aquí son comunes para todos y aparecen en el inspector.

• Activo: el estado por omisión de un ítem recién añadido, que indica que un ítem se encuentra en proceso de trabajo.

• Completado: el estado de un ítem que se ha completado correctamente. Haz clic en el círculo de estado de un ítem, pulsa Espacio con el ítem seleccionado, usa el inspector, o bien elige Edición > Estado > Completado para marcar un ítem como completado.

  Al completar un grupo de ítems, los ítems del grupo heredan el estado de completado y quedan representados con un círculo de estado completado heredado en el esquema.

• Descartado: el estado de un ítem en el que ya no está previsto trabajar. Haz Opción-clic en el círculo de estado de un ítem, pulsa Opción-Espacio con el ítem seleccionado, usa el inspector, o bien elige Edición > Estado > Descartado para marcar un ítem como descartado.

  Al descartar un grupo de ítems, los ítems del grupo heredan el estado de descartado y quedan representados con un círculo de estado descartado heredado en el esquema.

Proyectos

Un proyecto es una tarea formada por varios ítems, conocidos en OmniFocus como acciones. Los proyectos suelen ser más complejos que los ítems de acciones individuales y pueden incluir varias acciones relacionadas entre sí. La perspectiva Proyectos muestra todos tus proyectos en una lista, que puede agruparse en carpetas para crear una jerarquía.

Esquema de Proyectos

El esquema de proyectos muestra una lista de tus proyectos y las acciones que contienen; su visibilidad viene determinada por tus opciones de visualización.

Barra lateral de proyectos

La barra lateral de Proyectos muestra una lista de tus proyectos agrupados jerárquicamente en carpetas. Haz clic en un proyecto de la barra lateral para ver solo su contenido; haz clic en la pestaña Proyectos o en un espacio vacío de la barra lateral para la lista completa en el esquema.

Puedes reorganizar los proyectos en la barra lateral arrastrándolos. Si sueltas un proyecto encima de otro, el proyecto se convierte en un grupo de acciones dentro del destino.

Opciones de visualización de Proyectos

• En Proyectos, mostrar: elige el ajuste para los ítems que quieras que estén visibles en el esquema (Restante es el ajuste por omisión). Cada opción describe los requisitos de los ítems que se incluyen o se excluyen; consulta el Glosario y los apartados Tipo de proyecto y Estado del proyecto para obtener información más detallada.

• Mostrar carpetas en el esquema: si está activada esta opción, el esquema incluye filas para las carpetas, así como para los proyectos que contienen.

• Diseño: OmniFocus Pro añade una sección de Diseño en las opciones de visualización de proyectos en la que puedes personalizar el esquema para que muestre un conjunto de atributos específicos para esta perspectiva. Consulta Opciones de diseño para más información.

Tipo de proyecto

Los proyectos se distinguen por su tipo, que varía en función de cómo deben completarse las acciones que incluyen. El tipo de proyecto también afecta a cómo se muestran las acciones en el mismo según las opciones de visualización de la perspectiva.

• Secuencial: los proyectos secuenciales incluyen acciones que deben completarse en un orden predeterminado; debe terminarse el primer ítem para poder pasar al siguiente. En un proyecto secuencial, solo hay una acción disponible en cada momento. (Es por definición la primera acción disponible del proyecto.)

• Paralelo: los proyectos paralelos están compuestos de acciones que se pueden completar en cualquier orden. En un proyecto paralelo, todas las acciones no completadas están disponibles y la primera disponible es la primera de la lista.

• Acciones individuales: una lista de opciones individuales no es un proyecto en el sentido tradicional; es una lista de ítems más o menos relacionados que no dependen los unos de los otros (una lista de la compra, por ejemplo). En una lista de acciones individuales, cada una de ellas se considera disponible y también la primera disponible.

Estado del proyecto

Al planificar y posteriormente revisar un proyecto, puede ser útil asignarle un estado para indicar si el trabajo avanza o ha habido un cambio de planes.

• Activo: el estado por omisión de un proyecto nuevo o en curso. Puede ser útil revisar los proyectos activos con regularidad para determinar el progreso realizado y si todavía son cosas que quieras hacer.

• En espera: si no estás seguro de si quieres continuar un proyecto, puedes cambiar su estado de “Activo” a “En espera”. Si has elegido mostrar solo los ítems disponibles en las opciones de visualización, el proyecto y sus acciones se eliminan de la lista de proyectos en la barra lateral y el esquema.

  Los proyectos en espera continúan estando disponibles para su revisión y consideración si decides priorizarlos de nuevo en el futuro.

• Completado: pronto llegará el momento en el que habrás completado con éxito un primer proyecto. Selecciona ese proyecto y elige Completado en la sección Estado del inspector (automáticamente se marca como completada cualquier acción no finalizada del proyecto). Si quieres repasar un proyecto completado, cambia las opciones de visualización a Todo o busca el proyecto con el filtro Todo.

• Descartado: si decides no trabajar más en un proyecto, puedes descartarlo completamente. Desaparecerá de la lista de proyectos y sus acciones también se ocultarán. Podrías eliminar el proyecto en vez de descartarlo, pero entonces no tendrías ningún registro del mismo; conservarlo con el estado de descartado te permite volver atrás y comprobar las acciones que has completado con independencia de si son de proyectos aún relevantes, etc.

  Para buscar en la base de datos un proyecto descartado, elige Todo en las opciones de visualización o búscalo con el filtro Todo.

Etiquetas

En OmniFocus, una etiqueta representa una asociación que una tarea tiene con el mundo que la rodea. Una etiqueta puede ser una persona, un lugar o un factor determinante para llevar a cabo un proyecto, o también puede representar un estado de ánimo adecuado para la ejecución de una acción.

Un ítem puede tener tantas etiquetas como consideres útil, y las etiquetas no tienen asignado un propósito concreto; puedes usar etiquetas para asignar prioridades, para agrupar ítems por nivel de energía o equipo necesario, o no usarlas.

La perspectiva Etiquetas muestra una lista de tus etiquetas en la barra lateral y una lista de todas tus acciones agrupadas según las etiquetas a las que pertenecen en el esquema.

Esquema de Etiquetas

El esquema de etiquetas muestra todos tus ítems y acciones del buzón, agrupados según las etiquetas que tienen asignadas.

Aunque es posible asignar etiquetas a proyectos, los proyectos en sí no aparecen en la perspectiva Etiquetas. Las acciones añadidas al proyecto etiquetado adoptan su etiqueta, y dichas acciones aparecerán en el esquema de Etiquetas según corresponda en cada caso.

Barra lateral Etiquetas

La barra lateral Etiquetas muestra una lista de tus etiquetas en el orden en que se crearon (por omisión). Puedes arrastrarlas para reorganizarlas en la lista y crear disposiciones jerárquicas de etiquetas: Hogar: Terraza o Recados: Ferretería, por ejemplo.

Haz clic en una etiqueta de la barra lateral para ver solo su contenido; haz clic en la pestaña Etiquetas para ver la lista completa en el esquema.

Opciones de visualización de Etiquetas

• En Etiquetas, mostrar: elige el ajuste para los ítems que quieras que estén visibles en el esquema (Disponible es el ajuste por omisión). Cada opción describe los requisitos de los ítems que se incluyen o se excluyen; consulta el Glosario para ver más detalles sobre cada estado de visualización.

• Diseño: OmniFocus Pro añade una sección de Diseño en las opciones de visualización de etiquetas en la que puedes personalizar el esquema para que muestre un conjunto de atributos específicos para esta perspectiva. Consulta Opciones de diseño para más información.

Estado de etiquetas

Como en el caso de los proyectos, las etiquetas tienen un estado que indica si actualmente son relevantes para tu trabajo. Las opciones de visualización que dependen del estado se aplican de manera similar en proyectos y etiquetas; sin embargo, las implicaciones del estado de la etiqueta varían.

• Activo: el estado por omisión de una etiqueta. Cuando una etiqueta está activa, existe y es relevante para ti de una manera u otra.

• En espera: cuando una etiqueta temporalmente es irrelevante o no está disponible por algún motivo (se ha prestado una herramienta necesaria, un colega está de vacaciones o la biblioteca pública está cerrada por reformas), puedes cambiar el estado de la etiqueta de Activo a En espera. La etiqueta permanece en la barra lateral, pero al visualizar los ítems disponibles, sus acciones se eliminan del esquema.

• Descartado: si una etiqueta pasa a ser irrelevante o no está disponible de forma permanente, puedes descartarla del todo. Desaparecerá de la lista de etiquetas y sus acciones también se ocultarán. Podrías eliminar la etiqueta en vez de descartarla, pero entonces no tendrías ningún registro de la misma; conservarla con el estado de descartada significa que puedes volver atrás y comprobar las acciones que has completado con independencia de si son de etiquetas aún relevantes, etc.

  Para buscar en la base de datos una etiqueta descartada, elige Todo en las opciones de visualización o búscala con el filtro Todo.

Ordenación con etiquetas

Por omisión, los ítems incluidos en una etiqueta se ordenan como aparecen en sus respectivos proyectos (orden del proyecto) o como aparecen en el buzón si no tienen asignado ningún proyecto (orden del buzón).

Puedes arrastrar y reorganizar los ítems incluidos en una etiqueta. La etiqueta guarda el nuevo orden personalizado una vez que haces un cambio, y dejan de aplicarse las anteriores reglas por omisión: los ítems añadidos a la etiqueta posteriormente aparecen al final de la lista y pueden reordenarse manualmente desde allí.

Previsión

La Previsión te ayuda a supervisar el avance de los proyectos, consultar fechas de vencimiento próximas y programar tareas asociadas a eventos importantes del calendario.

Para crear una acción nueva que venza en el día que estás visualizando, haz clic en la fecha en la barra lateral y elige Archivo > Nueva acción (Comando-N).

Esquema de Previsión

El esquema de Previsión muestra una lista cronológica de los ítems que vencen cada día (a lo largo de una selección de días, si has seleccionado varios en la barra lateral), intercalados con los eventos de los calendarios que hayas elegido mostrar en OmniFocus.

Si has designado una etiqueta de Previsión en las opciones de visualización, los ítems con esa etiqueta aparecen en una sección aparte del esquema al observar los ítems que vencen hoy.

Barra lateral Previsión

En la barra lateral de previsión, se muestra una cuadrícula con un intervalo de fechas que abarca todo el mes siguiente, lo que te permite ver rápidamente lo que te espera las próximas semanas.

Cada botón de fecha muestra el número de acciones asociadas a esa fecha. En los ítems con vencimiento, el color del contador depende del ítem más urgente: el ámbar indica que un ítem vence pronto y el rojo indica que vence hoy o ya ha vencido. Para crear una acción nueva que venza un día concreto, haz clic en el botón de la fecha en cuestión y elige Archivo > Nueva acción.

La barra lateral Previsión presenta otras interacciones útiles:

• Haz clic y arrastra en un intervalo de fechas para seleccionarlas y hacer que se muestren en el esquema los ítems que venzan en esas fechas.

• Haz Comando-clic para seleccionar fechas no contiguas: los sábados del mes que viene, por ejemplo, para ver si tienes los fines de semana libres.

• Arrastra y suelta un ítem del esquema en una fecha de la barra lateral para establecer ese día como el de vencimiento.

• Si mantienes pulsada la tecla Comando mientras arrastras un ítem, OmniFocus ajustará la fecha de aplazamiento al soltarlo. Por otro lado, si mantienes pulsada la combinación Opción-Comando mientras arrastras, OmniFocus ajustará tanto la fecha de aplazamiento como la fecha de vencimiento del ítem.

Opciones de visualización de Previsión

• Mostrar una semana en la barra lateral: con este ajuste activado, el calendario en la barra lateral Previsión mostrará una única fila de fechas (el pasado, el futuro y un período de cinco días entre ambos) en lugar del mes completo visible por omisión.

• Mostrar ítems aplazados: con este ajuste activado, los ítems aplazados programados para iniciarse en un día concreto aparecerán en una sección Aplazado en las fechas en las que pasen a estar disponibles. Si se desactiva, los ítems aplazados no aparecerán en el esquema hasta que venzan.

• “Hoy” muestra ítems con esta etiqueta: con OmniFocus Pro, elige aquí una etiqueta para que tus ítems aparezcan en la vista Hoy de Previsión en tu propia sección del esquema. Una vez configurada, esta etiqueta de Previsión se puede aplicar a los ítems desde cualquier lugar del esquema: para ello, elige Edición > Añadir etiqueta “nombre de la etiqueta”.

• Mostrar eventos de calendario: con este ajuste activado, los eventos de los calendarios que hayas elegido mostrar en la Previsión aparecerán junto a los ítems de OmniFocus en las fechas en las que tengan lugar. Si se desactiva, los eventos del calendario no aparecerán en el esquema.

• Calendarios: cuando se activa Mostrar eventos de calendario, este submenú permite elegir los calendarios que quieres que aparezcan en OmniFocus. Los eventos de los calendarios seleccionados aparecen intercalados cronológicamente con los ítems de OmniFocus en el esquema de Previsión.

  Esta función interactúa con la aplicación Calendario de macOS para buscar calendarios tuyos o a los que te hayas suscrito en distintos servicios y dispositivos, como iCloud, Google Calendar y otros. Utiliza los ajustes de Cuentas de Internet en las Preferencias del Sistema de macOS para conectarte a los calendarios compartidos.

• Diseño: OmniFocus Pro añade una sección de Diseño en las opciones de visualización de Previsión, en la que puedes personalizar el esquema para que muestre un conjunto de atributos específicos para esta perspectiva. Consulta Opciones de diseño para más información.

Añadir tus calendarios a OmniFocus

OmniFocus funciona a la perfección con tus calendarios, incluidos los que puedas sincronizar a través de la tecnología iCloud de Apple desde el Calendario de macOS o iOS, Google Calendar o cualquier servidor CalDAV al que estés suscrito. Los calendarios visibles en OmniFocus se basan en los visibles en la aplicación Calendario de tu Mac; para añadir, eliminar o modificar los calendarios disponibles en el Mac, usa las preferencias de Cuentas de la app Calendario o los comandos del menú Archivo.

Los eventos del calendario se muestran intercalados con los eventos del día programados en OmniFocus. Para ver más detalles acerca de un evento en la aplicación Calendario, haz clic en el icono del calendario junto al evento.

Para modificar el contenido de la lista o ajustar la hora mostrada para los eventos del Calendario, elige Visualización > Mostrar opciones de visualización o haz clic en Visualizar en la barra de herramientas. En las opciones de la vista Previsión se incluye un apartado de Calendarios, en el que puedes personalizar los calendarios externos que se muestran, incluidos los almacenados en iCloud y otros.

Marcado

La perspectiva Marcado contiene una colección de todos los ítems a los que has asignado el estado Marcado.

Para marcar un ítem, haz clic en el icono de marca en la fila correspondiente del esquema (en el diseño Fluido, haz clic en la esquina superior derecha de su círculo de estado), haz clic en la bandera del inspector, o bien elige Edición > Añadir marca (Mayúsculas-Comando-L). Puedes usar el mismo procedimiento para quitar la marca de un ítem.

Cuando se marca un ítem, su círculo de estado pasa a ser de color naranja para llamar la atención y mostrarte que pasa algo importante.

Si se marca un proyecto o un grupo de acciones, todas las acciones incluidas heredan esa marca y la sensación de urgencia que transmite. Las marcas que son heredadas y no aplicadas directamente se indican mediante un icono de marca hueco en la fila, en el inspector o asociado a sus círculos de estado.

Esquema de Marcado

En el esquema de Marcado, los ítems se ordenan primero por fechas de vencimiento (de más antigua a más reciente) y después por proyectos (para ítems con la misma fecha de vencimiento). No afecta al orden el hecho de que una marca sea heredada o se aplique directamente, y los únicos ítems que aparecen en Marcado son los que pueden procesarse directamente (los proyectos marcados no aparecen).

Barra lateral de Marcado

La barra lateral de Marcado muestra una lista de tus etiquetas, presentadas de forma idéntica a como aparecen en la perspectiva Etiquetas. Aparecen en el orden en que se crearon y, al igual que en las Etiquetas, puedes arrastrarlas para reorganizarlas en la lista y crear disposiciones jerárquicas de etiquetas.

Opciones de visualización de Marcado

• En Marcado, mostrar: elige el ajuste para los ítems que quieras que estén visibles en el esquema (Disponible es el ajuste por omisión). Cada opción describe los requisitos de los ítems que se incluyen o se excluyen; consulta el Glosario para ver más detalles sobre cada estado de visualización.

• Diseño: OmniFocus Pro añade una sección de Diseño en las opciones de visualización de Marcado, en la que puedes personalizar el esquema para que muestre un conjunto de atributos específicos para esta perspectiva. Consulta Opciones de diseño para más información.

Revisión

La perspectiva Revisión contiene una lista simple de los proyectos que se deben revisar.

La revisión ayuda a garantizar que los proyectos se reflejen con precisión en OmniFocus, dejándolos en condiciones óptimas y listos para la acción. Si tienes proyectos a los que es preciso añadir ítems, proyectos que ya no son relevantes o proyectos que no tienes intención de abordar pronto, puedes seguir un proceso de revisiones periódicas para no pasarlos por alto.

Cada proyecto tiene una intervalo de revisión y una fecha para la próxima revisión prevista. Puedes cambiar la frecuencia de revisión por omisión en las preferencias de Fecha y hora, y modificar la periodicidad y la fecha de la próxima revisión de proyectos concretos utilizando el inspector.

Para revisar el resto de proyectos:

1. Elige la perspectiva Revisión en la barra lateral (o usa el botón correspondiente que puedes añadir a la barra de herramientas). En esta vista, los proyectos restantes se agrupan siguiendo el orden de la próxima fecha de revisión programada.

2. Comprueba si todos los proyectos tienen el estado adecuado. ¿Necesitas revisar las acciones o añadir otras nuevas? ¿Tienes que poner el proyecto en espera, descartarlo o marcarlo como completado? ¿O todo está en orden?

3. Cuando estés conforme con el estado del proyecto, selecciónalo. Verás que aparecen varios controles prácticos específicos para la revisión en la parte superior del esquema. Haz clic en Marcar como revisado, elige Edición > Marcar como revisado, o bien haz Control-clic y elige Marcar como revisado en el menú contextual. La fecha de la próxima revisión del proyecto se pospone y puedes pasar a revisar otro proyecto.

Esquema de Revisión

Cuando entras en la perspectiva Revisión, la barra lateral muestra una lista simple de los proyectos listos para una revisión (no se incluyen carpetas). El proyecto con la fecha de revisión más temprana se abrirá en el esquema para tu inspección.

En Revisión, el esquema muestra un único proyecto en cada momento para facilitar la inspección del contenido. Usa los botones de flecha en la cabecera del esquema para ir de un proyecto a otro, o bien haz clic en Marcar como revisado cuando estés listo para pasar al siguiente.

Opciones de visualización de Revisión

• En Revisión, mostrar: elige el ajuste para los ítems que quieras que estén visibles en el esquema (Restantes es el ajuste por omisión). Cada opción describe los requisitos de los ítems que se incluyen o se excluyen; consulta el Glosario para ver más detalles sobre cada estado de visualización.

• Diseño: OmniFocus Pro añade una sección de Diseño en las opciones de visualización de Revisión, en la que puedes personalizar el esquema para que muestre un conjunto de atributos específicos para esta perspectiva. Consulta Opciones de diseño para más información.

Completado y Modificado

Las dos últimas perspectivas incorporadas, Completado y Modificado , están disponibles en el menú Perspectivas. Ofrecen una forma excelente de buscar ítems de la base de datos que puedan haberse archivado por error o que hayan podido desaparecer por alguna otra razón en circunstancias misteriosas.

Las perspectivas Completado y Modificado están pensadas para seguir el movimiento de los ítems en la base de datos, aunque no tienen ningún otro propósito concreto que ayude a llevar a cabo las tareas.